İş hayatında hiç gündemden düşmeyen başlıklar var: Liderlik, Dijital Dönüşüm (veya artık YZ), İnovasyon, Çalışan Deneyimi, Sürdürülebilirlik, Toplumsal Sorumluluk… Hepsi çok önemli ama belki hiçbiri şundan önemli değil; toplantı kültürü ve pratikleri.
Toplantıda işimiz hakkında tüm bu meseleleri görüşüyoruz, tartışıyoruz, fikirler geliştiriyoruz ve kararlar alıyoruz. Saatlerimizi veriyoruz, birinden çıkıp öbürüne giriyoruz. Toplantı odasından çıkıp kulaklığı takıp Zoom’da Teams’dekine yetişiyoruz. Peki memnun muyuz bu toplantıların performansından?
Size iyi bir toplantının 5 özelliğini sayayım mı?
1️⃣ Amacı nettir (neden yapıldığını herkes bilir)
2️⃣ Katılımcılar sürece hazırlanmış gelir
3️⃣ Zaman iyi yönetilir (başlangıç ve bitişe sadık kalınır)
4️⃣ Karar ya da çıktı üretilir (aksiyon bellidir)
5️⃣ Katılımcılar kendini değerli ve duyulmuş hisseder
Şimdi bana lütfen söyleyin, katıldığınız toplantıların ortalamasında bu 5 özelliğin kaçı sağlanıyor? Yorumlara yazar mısınız? 0/5 -…- 5/5 şeklinde.
Yıllardır fasilitasyon yani kolaylaştırıcılık yapıyorum, tasarım odaklı düşünme eğitimleri kapsamında da nasıl yapılacağına değiniyorum ama Fiba Group‘un Kurumsal İletişim ekibi benden sadece fasilitasyon üzerine bir eğitim istediklerinde heyecanlandım. Eğitim öncesi ihtiyaçlarını anlamak için konuştuğumuzda heyecanım daha da arttı. Çünkü aslında ihtiyaçları hem kendi kariyerimde çalıştığım firmalarda hem de her firmada gözlemlediğim türdendi.
Oyunlu, egzersizli ve simülasyonlu bir program hazırladım. Toplantılardaki çeşitli rollerini ve fasilitasyon tarzlarını keşfettiler. Soru sormanın önemini, soruları nasıl daha etkin kullanabileceklerini deneyimlediler. Hem geçmişte pek de iyi gitmeyen bir toplantılarını analiz etme imkanı buldular, hem de önlerindeki bir toplantı üzerinde hazırlık yaptılar, alternatif yöntemleri gözden geçirdiler. Bir de hayatlarındaki tipik bir toplantıyı verdiğim rol kartlarıyla doğaçlama canlandırdılar ve geri bildirim aldılar.
Açıkçası ben eğitimden tatmin oldum ve aktif katılımları için de Aylin Kurt Ganiç ve muhteşem ekibine çok teşekkür ediyorum. Ama tabii asıl, öğrendiklerini uygulama fırsatını bulacakları o toplantı sonrası geri bildirimlerini çok merak ediyorum.
Sizlerin de toplantı skorlarınızı ve görüşlerinizi yorumlara bekliyorum. Bir de merak ediyorum hiç toplantı yönetimi hakkında bir eğitim aldınız mı? Aldıysanız, faydasını gördünüz mü?
